第一章 总 则

第一条  为加强本基金会档案管理，促进档案管理规范化、标准化，根据《民政部、国家档案局关于印发< 社会组织登记档案管理办法>的通知》(民发〔2010〕101号)、《河南省民政厅河南  省档案局关于印发〈河南省社会组织档案管理工作指引〉的通知》（豫民文<2016>365号）和本基金会章程，结合实际，制定本制度。

第二条  档案工作坚持统一管理、分别负责的原则，本会秘书处负责基金会档案的组织管理，各相关部门负责各自业务工作中形成的文件材料的收集、整理、归档，并支持、配合秘书处做好档案管理工作。

第三条  基金会秘书处是本会档案的管理部门，并指定档案管理人员，做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失。

第二章 归档范围

第四条  凡是反映本会工作活动、具有参考利用和保存价值的各种门类和载体的文件资料，均应及时归档。

第五条  归档文件材料：基金会的规划、年度工作计划、工作总结、统计资料、财务审计、会议记录、会议纪要、通知、决定、规章制度、报告、讲话、发言稿、活动照片、委托书、协议、合同、发放证明及其他需要存档具有参考价值的文件资料。

第三章 归档要求

第六条  凡属归档范围的文件材料，各相关部门应按规定收集齐全，认真整理，按时向档案室移交。各项业务工作中形成的文件材料的归档率、完整率应达到100％，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第七条  归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件材料。各部门应严把文件材料形成关，将不合规范的归档文件材料排除于形成过程。

第八条  归档的文件材料应当齐全完整，每份文件的印件与定稿、正件与附件、请示与批复等都应齐全，应当按照自然形成、保持历史联系的原则依序排列，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，批复在前、请示在后，并符合长期保管的质量要求。所有归档文件材料的字迹要清晰、工整，禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久的字迹材料制作文件。

第九条  建立电子档案，有电子版的归档文件，一律与纸质文件同步存档，并做好电子档案的备份存储工作。

第十条  归档文件资料必须按规定时间归档，严格归档手续。归档时应拟制移交清单一式二份，交接双方据此查验清点档案，签名交接。

第四章 档案的保管、移交、销毁

第十一条  档案保管应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，配置安全防范设施，加强防火、防盗、防潮、防霉、防尘、防虫、防光、防高温等工作，保证档案的完好与安全。要定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。非档案管理人员不得随意进入档案室，室内要保持整洁，严禁吸烟。

  档案人员变动工作时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。

第十二条 档案不得借出、不得携带出境。如有特殊需要，经理事长或秘书长批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续。查阅、摘抄、复印档案须由本会档案管理人员陪同。

查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。

第十三条 档案移交、销毁必须认真履行相关手续。移交、销毁档案由理事长审批，秘书长监交、监销。

第五章 附 则

第十四条 本制度由河南理工大学教育发展基金会负责解释、修订。自发布之日起执行。